Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung zum Einsatz des Konferenzdienstes Zoom

An der Technischen Universität Kaiserslautern (RPTU) stehen verschiedene Tools für virtuelle Besprechungen zur Verfügung  (vgl. weitere Informationen hierzu auf >>Konferenzdienste (Link zu https://www.rhrk.uni-kl.de/dienstleistungen/netz-telefonie/konferenzdienste/). Soweit diese Tools nicht geeignet sind, Aufgaben der RPTU zu erfüllen, kann alternativ und restriktiv Zoom eingesetzt werden.

Die RPTU verwaltet über https://uni-kl-de.zoom.us/ eine umfassende Kollaborations- und Kommunikationslösung. Die Laufzeit ist vorläufig auf ein Jahr begrenzt. Die Lösung von Zoom Video Communications Inc. als regulierter Telekommunikationsanbieter wird von der Telekom Deutschland GmbH angeboten. Die technische Gestaltung und Verfügbarkeit des Service des Zoom-Portals der RPTU ist weitgehend vom Dienstleister Zoom abhängig. Informationen zu Zooms Support-Services finden Sie unter http://support.zoom.us.

Seit 01.12.2021 ist die Meeting- und Webinarlösung von Zoom mit seinem Kommunikationsangebot ein sog. Telekommunikationsdienst im Sinne des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) und unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG. Insoweit ist ausschließlich das Unternehmen Zoom Video Communications Inc. verantwortlich. Grundsätzlich ist es für alle Zoom nutzenden Kommunikationsteilnehmer möglich, mit Ihnen zu kommunizieren. Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom.

Für die Webseiten von Zoom ist Zoom Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes. Nur für die Einstiegsseite der RPTU  ist die Universität datenschutzrechtlich verantwortlich, nicht jedoch für die Weiterleitungen zur Erbringung des Telekommunikationsdienstes und die Links „Download Client“ und „Zoom Support“.

Um den aktuellen rechtlichen Anforderungen und technischen Änderungen Rechnung zu tragen sowie um unsere Dienstleistungen und Angebote datenschutzkonform umzusetzen, behalten wir uns vor, diese Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung (nachfolgend: Nutzungsbestimmungen) regelmäßig zu aktualisieren. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, sich regelmäßig über mögliche Anpassungen zu informieren. Aktueller Stand ist August 2022.

Diese Nutzungsbestimmungen beziehen sich auf die Nutzung der Plattform Zoom über die zentrale Authentifizierung Shibboleth-Login-Seite der RPTU im Rahmen des Service des Zoom-Portals der RPTU.

Durch die Authentifizierung mit der RPTU-Kennung bei Zoom werden diese Nutzungsbestimmungen uneingeschränkt anerkannt. Für die Teilnahme an offenen Meetings ist keine zentrale Authentifizierung notwendig. 

Studierende und Mitarbeitende, also aktive Mitglieder der RPTU, können den Service des Zoom-Portals der RPTU entsprechend diesen Nutzungsbestimmungen nutzen. Die Nutzung von Zoom erfolgt auf freiwilliger Basis. Nicht mehr aktive Mitglieder (nach Exmatrikulation, Vertragsende) sind zur Löschung aller im Zusammenhang mit der Nutzung angelegten Daten verpflichtet und dürfen Zoom unter der Lizenz der RPTU nicht weiter nutzen.

Der Service über das Zoom-Portal der RPTU erfolgt vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie und der Digitalisierung der Kommunikation. Die Nutzung des Service ist allerdings unzulässig, in Fällen, in denen sensible personenbezogene Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wie z.B. Gesundheitsdaten, oder Informationen, die einem besonderen Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen, ausgetauscht werden (also z. B. keine Personal- oder Prüfungsgespräche). Es dürfen keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind. Für diese Themen sind andere Tools (z. B. DFNconf) einzusetzen. Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sind bestehende sichere Kanäle, z.B. Gruppenlaufwerke, Seafile oder SharePoint, zu nutzen.

Über das Zoom-Portal der RPTU ausgetauschte Informationen sind vertraulich zu behandeln. Eine unautorisierte Verteilung oder Weitergabe ist untersagt.

Vor einer Nutzung von Zoom sind die möglichen datenschutzrechtlichen Einstellungen so vorzunehmen, dass personenbezogene Daten durch Zoom nur zu den genannten Zwecken und im Rahmen des geltenden Rechts verarbeitet werden. Die datenschutzrechtlichen Prinzipien privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung sind zu beachten.

Nach Artikel 13 DSGVO informieren wir Sie nachfolgend bezogen auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an einem Online-Meeting oder einem Webinar mittels Zoom, das über das Zoom-Portal der RPTU erstellt wurde, sowie der Registrierung und Nutzung von lizensierten Zoom-Konten der RPTU.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU)

vertreten durch den Präsidenten

Gottlieb-Daimler-Straße, Gebäude 47

67663 Kaiserslautern

Telefon: +49 631 205 0

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Telefon 0631 205-4434 oder per E-Mail: datenschutz(at)uni-kl.de

Die Postanschrift ist:

Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau
Der Datenschutzbeauftragte
Postfach 3049
67653 Kaiserslautern

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom als Tool zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der RPTU zur Erfüllung der gesetzlichen Hochschulaufgaben. Zoom wird verwendet, um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Webinare durchzuführen, v.a. während des aufgrund der Corona-Pandemie eingeschränkten Universitätsbetriebs der RPTU. Eine Nutzung von Zoom zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten Lizenzen ist nicht zulässig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn die Datenverarbeitung der RPTU aufgrund Ihrer Einwilligung als betroffene Person erfolgt.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die RPTU unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe der RPTU, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erforderlich, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Datenverarbeitung bei der Nutzung von „Zoom“

Bei der Nutzung von Zoom-Diensten werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

•    Benutzerprofil: Vorname, Nachname, Statusgruppe (Studierender, Beschäftigter), universitäre E-Mail-Adresse, Telefon (optional), weitere Kontaktdaten (optional), Profilbild (optional),
•    Technische Informationen zur Nutzung bzw. Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- und Hardwareinformationen,
•    Meeting-Inhaltsdaten:   Audio-, Video- und ggf. Textdaten, die von Ihnen in einer Konferenz erzeugt oder bereitgestellt werden
•    Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdateien des Chats, etc.
•    Telefonie-Nutzungsdaten (optional): eingehende und ausgehende Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit und ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.  
•    Rechnungs- und Beschaffungsdaten (nur für Administratoren einsehbar)  

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bzw. Kommunikation bestimmt sind.

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden intern vom RHRZ verarbeitet.  

Extern werden die Daten von der Telekom Deutschland GmbH, Zoom Video Communications Inc. und deren Unterauftragsverarbeiter verarbeitet. Weitere Informationen zu den Unterauftragsverarbeitern von Zoom sind unter folgendem Link abrufbar:https://zoom.us/de-de/subprocessors.html.

Die RPTU hat mit der Telekom Deutschland GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Der Sitz von Zoom Video Communications Inc. ist in den USA. Insofern wurde eine Datenverarbeitung nach den EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Die Unterauftragsverarbeiter sind von Zoom auf dasselbe Datenschutzniveau zu verpflichten.

Hinsichtlich der Datacenter Regionen für Meeting-Inhaltsdaten wurde in den Voreinstellungen bei einem Zoom-Konto der RPTU eine Einschränkung auf EU vorgenommen.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Zoom verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, wenn der angegebene Zweck erreicht bzw. das betroffene Verfahren abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihr Benutzerprofil wird insofern gelöscht, wenn das Konto durch Sie oder in Ihrem Auftrag gelöscht wird.

Die Meeting-Metadaten werden gelöscht, sobald die Speicherung für die Erbringung des Dienstes nicht mehr erforderlich ist.

Meeting-Inhaltsdaten werden prinzipiell nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Werden Daten ausnahmsweise aufgezeichnet, bleiben sie über die Sitzung hinaus so lange gespeichert, wie es Ihnen vor der Aufzeichnung mitgeteilt wurde.

Auch werden Ihre Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Rechte der betroffenen Person

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung, soweit Sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO).
• Recht aus Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DSGVO zutrifft. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt und die Daten deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, das die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO) dient.

Widerrufrecht bei einer Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten von der RPTU rechtswidrig verarbeitet werden.

Postanschrift:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 3040
55020 Mainz

Website: https://www.datenschutz.rlp.de

Registrierung

Wenn Sie Zoom als Moderator oder Moderatorin nutzen wollen, ist es notwendig, dass Sie sich unter http://uni-kl-de.zoom.us mit Ihrer RPTU-Benutzerkennung bzw. Login-Daten registrieren.

Für die bloße Teilnahme an einer Veranstaltung ist allerdings keine Registrierung erforderlich, die Veranstaltung kann über einen verschickten Link aufgerufen und besucht werden.

Zustimmungserklärung

Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications Inc., Zoom.us.

Für die Nutzung ist es erforderlich, den >>Nutzungsrichtlinien von Zoom (https://zoom.us/terms), der >>Datenschutzrichtlinie von Zoom (https://zoom.us/privacy) und den hier vorliegenden Nutzungsbestimmungen zum Einsatz des Konferenzdienstes zuzustimmen. Durch die Registrierung und Anmeldung werden diese Bedingungen und Datenschutzerklärungen akzeptiert. Die Entscheidung über die Aktivierung des Benutzerkontos ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und ggf. Registrierung ist eine Verwendung von Zoom nicht möglich.