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Policy zur Nutzung der Microsoft Exchange Infrastruktur des RHRK

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zur Nutzung von Exchange und zur Migration eines Postfachs von einem anderen Mailsystem zu Exchange für Sie zusammengefasst.

Allgemeine Informationen zur Nutzung von Exchange

  1. Die Nutzung von Exchange ist nur für Mitarbeiter der TU Kaiserslautern möglich und kostenfrei. Die Voraussetzung hierfür ist ein gültiger RHRK-Account.
  2. Das Postfach hat ein Quota von 5GB. Ab einem festgelegten Wert sendet Exchange eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Quota fast verbraucht ist. Sollte das Postfach weiter volllaufen, können keine weiteren E-Mails gesendet oder empfangen werden.
  3. Die Postfächer werden mehrmals täglich gesichert, eine Wiederherstellung ist bis zu 30 Tage zurück möglich. Zusätzlich können Sie als Nutzer selbst versehentlich gelöschte Elemente wiederherstellen, auch hier gilt eine Frist von 30 Tagen.
  4. Es werden aktuell folgende Mailclients unterstützt:

    - Microsoft Outlook für Windows ab Version 2010
    - Microsoft Outlook für Mac ab Version 2011
    - Apple Mail unter Mac OS X ab Version 10.8
    - iOS für iPhone und iPad ab Version 8
    Windows Phone ab Version 8
    - Zugriff per Browser mittels Outlook Web App unter https://email.uni-kl.de
    - Für Android kann keine generelle Unterstützung gewährleistet werden. Es wird aus Sicherheitsgründen empfohlen, mindestens Version 4.x einzusetzen.

  5. Die maximale Größe von Anhängen beträgt 50 MB. Handelt es sich bei dem Anhang um ein Archiv (wie z.B. ZIP oder RAR), kann es vorkommen, dass weniger versendet werden kann, dies ist technisch bedingt.
  6. Es wird empfohlen, die maximale Anzahl an Empfängern in einer E-Mail auf 100 zu beschränken. Manche E-Mail-Provider nehmen E-Mails mit einer großen Anzahl an Empfängern nicht an. Für große Verteilerlisten oder für Verteilerlisten mit externen Mailempfängern empfehlen wir die Nutzung des Sympa-List-Servers des RHRK.
  7. Wenn ein Mitarbeiter die TU Kaiserslautern verlässt, durchläuft der RHRK-Account einen automatisierten Löschprozess. Am Tag der Löschung des RHRK-Accounts wird auch das Exchange-Postfach unwiderruflich gelöscht. Sorgen Sie daher rechtzeitig für ein Backup Ihrer noch benötigten Daten. Beachten Sie hierbei die Vorschriften zum Datenschutz und halten Sie bei Fragen Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten.
  8. Für Gruppenkalender oder -kontaktlisten werden Funktionsaccounts empfohlen. Hierfür muss, wie für einen Mitarbeiter auch, ein RHRK-Account beantragt werden, wobei auf dem Antragsformular von Hand „Funktionsaccount für Exchange“ ergänzt werden muss.

Migration eines Postfachs zu Exchange

Die Migration vorhandener Postfächer inklusive der Übertragung bereits existierender Daten in ein neues Exchange-Postfach (Mails, Kontakte, Kalender), wird vom RHRK i.d.R. kostenfrei durchgeführt. Die Migration kann von einem lokalen EDV-Betreuer oder mit Unterstützung des RHRKs erfolgen. Sollte eine Migration besonders komplex und/oder zeitintensiv ausfallen, oder sollen viele Postfächer in kurzer Zeit migriert werden, so entstehen Kosten im Rahmen einer Rent-an-Azubi-Betreuung.  Befindet sich das zu migrierende Postfach in Outlook oder Thunderbird, so ist die Migration i.d.R. gut durchzuführen. Andere Mailclients bedeuten evtl. höheren Aufwand, was Kosten verursachen kann.

Soll nach der Neubeantragung eines RHRK-Accounts direkt Exchange genutzt werden, so muss derzeit eine Migration durchgeführt werden, da das Exchange-Postfach technisch bedingt noch nicht automatisch mit einem RHRK-Account angelegt werden kann. Zudem wird empfohlen, die beim Anlegen des RHRK-Accounts automatisch generierte RHRK-Mailadresse ebenfalls nach Exchange umzuziehen, so dass man nur ein Mailkonto einrichten und pflegen muss.

Es gibt bei Exchange nur eine Mailadresse, mit der gesendet werden kann, jedoch können weitere Aliase zum Empfangen eingerichtet werden. (Beispiel: mustermann@verw.uni-kl.de ist die primäre Adresse zum Senden und Empfangen, während mustermann@rhrk.uni-kl.de als weitere Adresse zum reinen Empfangen genutzt werden kann.)