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Outlook Web App Exchange Terminplanung

Terminplanungsassistent

Termine anlegen

Wählen Sie in der linken unteren Bildschirmecke die Funktion "Kalender" aus.

Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Menüpunkt "Neu". Es öffnet sich ein Dropdown Fenster, dort können Sie wählen, was Sie anlegen möchte.

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie einen neuen Termin anlegen können.

Die zweite Registerkarte führt zum Terminplanungsassistenten:

Im Feld Start wird der Beginn des Termins festgelegt (Datum) im zweiten Feld die Uhrzeit. Für das Ende des Termins gilt das gleiche (rechte Bildhälfte). Das Kontrollkästchen "Nur Arbeitsstunden anzeigen" ändert die Zeiteinteilung des Kalenders von 24 Stunden auf Arbeitszeiten von 8 -16 Uhr.

In der linken Spalte wählen Sie die Teilnehmer aus und tragen die Namen ein. Darunter wird der Treffpunkt (Raum) festgelegt. Wenn Sie den Pfeil neben "Räume auswählen" anklicken öffnet sich ein neues Fenster, welches eingetragene Räume vorschlägt.

Über die obere Navigationsleiste können Termine versendet und gespeichert werden, Dateien angefügt werden, Termine wiederholt und Einladung gelöscht werden. Sie können die eingetragenen Teilnehmer überprüfen und die Wichtigkeit festlegen, sowie die aktuelle Ansicht ausdrucken.

Über das Fragezeichen in der rechten oberen Ecke gelangen Sie zur Hilfe Seite.

Tipps für das Anlegen, Löschen, Absagen etc. von Termineinladungen

Versenden Sie Aktualisierungen

Nachdem Sie einen Termin bearbeitet haben, senden Sie eine Aktualisierung der Anfrage an alle Empfänger.


Einen einzelnen Termin löschen

Wenn sie einen Termin löschen, sollten Sie alle davon Betroffenen informieren. Löschen Sie den Termin aus Ihrem Kalender und versenden Sie die Absage an alle Beteiligten.


Wiederholenden Termin beenden

Öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender, setzen Sie ein neues Enddatum und versenden Sie ein Update an alle Beteiligten. Die vergangenen Termine bleiben im Kalender erhalten, alle Zukünftigen werden gelöscht.


Den Organisator ändern

Ein bestehendes Meeting kann nicht einfach an einen neuen Besitzer übergeben werden. Die einfachste Lösung den Besitzer des Termins zu ändern: Der aktuelle Besitzer setzt ein neues Enddatum, welches den Termin sofort beendet. Der neue Besitzer erstellt einen neuen Termin, und versendet diesen an alle Beteiligten.


Termine vor dem Verschwinden bewahren

Wenn Sie Outlook auf verschiedenen Computern verwenden und einen Termin auf einem Gerät akzeptiert haben, löschen Sie die Benachrichtigung nicht. Ist die Nachricht auf den anderen Geräten noch da, bestätigen Sie diese einfach erneut. Wenn Sie die Anfrage auf einem Gerät löschen, nachdem Sie sie auf dem anderen Computer akzeptiert haben, kann dies dazu führen, dass der Termin aus Ihrem Kalender verschwindet.


Bearbeiten Sie Terminänderungen und Aktualisierungen immer aus dem Postfach heraus

Outlook ermöglicht es, Termine in der Kalenderfunktion zu akzeptieren oder abzusagen. Unbeantwortete Anfragen in Ihrem Postfach können zur Verwirrung bei anderen Teilnehmern führen, denn Sie wissen nicht, ob der Termin bestätig wurde oder nicht. 


Separieren Sie private Inhalte von Termininhalten

Vermeiden Sie es private Notizen zu Terminnotizen im Kalender hinzuzufügen. Falls der Organisator ein Terminupdate versendet, werden Ihre Notizen gelöscht.


Terminanfragen nicht verschieben

Solange Sie Anfragen nicht beantwortet haben oder diese nicht in Ihrem Kalender auftauchen, sollten Sie die Anfragen nicht in einen anderen Ordner verschieben.


Terminbestätigung

Outlook verwendet einen sogenannten "Sniffer". Wenn Sie eine Terminanfrage erhalten, wird diese provisorisch in den Kalender eingetragen, aber nicht bestätigt oder abgesagt. Dies müssen Sie selbst über Ihr Postfach tun.


Zusätzlich Teilnehmer einladen

Möchten Sie nachträglich Teilnehmer zu einem Termin einladen, geben Sie dies an den Organisator weiter, er kann die Person hinzufügen und eine Aktualisierung an alle versenden.


Termin in eine Anfrage umwandeln

Öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender, klicken Sie auf "Personen einladen" und versenden Sie die Einladung. Aus Ihrem Termin wird eine Anfrage kreiert.


Einen Termin aus dem Kalender löschen

Klicken Sie in Ihrem Kalender auf entfernen, um einen abgesagten Termin zu löschen. Wenn Sie die Benachrichtigung lediglich im Postfach löschen, bleibt der Termin im Kalender bestehen.


Ändern Sie keine bestehenden Teilnehmerlisten

Möchten Sie die Liste der Teilnehmer ändern, löschen Sie die Anfrage und kreieren eine neue Anfrage, in der Sie alle zusätzlichen Teilnehmer eintragen.


Teilnehmer einladen

Laden Sie Teilnehmer am besten einzeln ein und nicht über Verteilerlisten. Möchten Sie lieber Verteilerlisten verwenden, expandieren Sie die ausgewählte Liste, um sich alle Mitglieder der Liste anzeigen zu lassen.