Regionales Hochschulrechenzentrum Kaiserslautern

Kontaktverfolgung für Lehrende und Veranstalter

mit der Web-App Intake

Wie funktioniert die Kontakterfassung bei Veranstaltungen an der TUK?

Bitte informieren Sie sich zunächst über das Vorgehen bei der Kontakterfassung an der TUK und die generelle Funktionsweise der Web-App auf der Seite Kontaktverfolgung an der TUK allg. für Teilnehmende

 

 

Aufgaben für die Lehrenden und Veranstaltenden

Ihre Aufgabe wird es sein,

  • in der Web-App Intake die Kontaktverfolgung vorzubereiten
  • die Erfassung der QR-Codes vorzubereiten ggf. mit Poster für den Raum
  • bei Beginn der Veranstaltung die QR-Codes der Teilnehmenden zu erfassen
  • evtl. die QR-Codes von ausscheidenden Teilnehmern zu erfassen
  • am Ende der Veranstaltung die Kontaktverfolgung abzuschließen

 

 

Zur Web-App der Kontaktverfolgung

 https://kontaktverfolgung.uni-kl.de

Ausführliche Vorführung der Verwendung der Web-App Intake zur Kontaktverfolgung

Videotutorials für Lehrende und Veranstalter

(Anmeldung über Shibboleth notwendig.)

Erläuterung verwendeter Begriffe

Intake: Name der Software, die der Web-App https://kontaktverfolgung.uni-kl.de zugrunde liegt. Mehr dazu in den FAQs.

Session: Der Vorgang der Kontakterfassung für eine Veranstaltung. Die Session wird vom Sessionleiter in Intake erstellt. Danach können Kontakte erfasst werden. Am Ende der Session werden die erhobenen Daten an den Server gesendet.

Sessionleiter/Sitzungsleiter: Person, die in der Web-App die Rechte hat, eine Session zu starten. Das kann, aber muss nicht die lehrende Person persönlich sein.

QR-Code: Ein QR-Code ist eine Grafik, die verschlüsselte Informationen enthält. Die Grafik kann nur von einem Lesegerät ausgelesen werden. Die QR-Codes von Intake sind nur von der Web-App Intake selbst auswertbar.

Sitzungsleitermodus: Im Sitzungsleitermodus wird die Session auf dem Gerät des Sessionleiters gestartet. Er hat vorher bereits wie ein Teilnehmer einen QR-Code erzeugt und hinterlegt.

Stationsmodus: Die Session wird in diesem Fall nicht auf dem Gerät des Sessionleiters erstellt, sondern u.U. auf einem zum Raum gehörigen stationären Gerät.

Produktivinstanz: Unter dieser URL werden gesammelte Daten tatsächlich gespeichert und stehen im Ernstfall für die Weitergabe ans Gesundheitsamt zur Verfügung.

Demoinstanz: Diese Instanz der Web-App steht für Tests zur Verfügung. Hier werden keine Daten dauerhaft gespeichert und im Ernstfall weitergegeben.

Abgrenzung Produktiv- und Demoinstanz

Damit Sessionleiter die Funktionalität von Intake in Ruhe ausprobieren können, gibt es hierfür eine Demoinstanz. Sie können beide Instanzen am Logo unterscheiden. Bei der Produktivinstanz sehen Sie das TUK Logo und bei der Demoinstanz das Logo von Intake.

Bitte senden Sie eine Email an hotline(at)rhrk.uni-kl.de , um das Passwort für die Demoinstanz zu bekommen.

Nicht verwechseln

Bitte verwechseln Sie auf keinen Fall die Produktiv- und die Demoinstanz. Nur Daten aus der Produktivinstanz werden im Ernstfall an das Gesundheitsamt übermittelt.

Produktivinstanz

Demoinstanz

 

 https://intake.uni-kl.de 

(Zugriff bitte aus dem Campus-Netz oder über VPN)

Schrittanleitungen für die Vorbereitung der Web-App und die Erfassung von Kontaktdaten

Sitzung zur Kontaktverfolgung auf eigenem mobilen Gerät erstellen

(Sitzungsleitermodus) Wählen Sie diesen Modus, wenn Sie die Kontakterfassung mit eigenem mobilien Gerät vornehmen wollen.

Beschreibung des einfachst möglichen Ablaufs. Alternatives Vorgehen in weiteren Anleitungen. Klick auf die Bilder vergrößert die Ansicht.

  1. Öffnen Sie die Web-App https://kontaktverfolgung.uni-kl.de und generieren Sie für sich Ihren QR-Code.
  2. Klicken Sie auf der Seite ganz unten auf "als Sitzungsleiter anmelden".
  3. Geben Sie das Passwort für Sitzungleiter ein.
  4. Klicken Sie auf anmelden. Achtung: Zu diesem Zeitpunkt muss zwingend eine Internetverbindung bestehen.
  5. Klicken Sie auf "Session starten".
  6. Füllen Sie die Raumnummer aus.
  7. Füllen Sie optional die maximale Teilnehmerzahl aus. Achtung Sie zählen als Sitzungsleiter mit.
  8. Starten Sie die Session mit einem Klick
  9. Klicken Sie auf "Besucher QR-Code auslesen".Unter Umständen müssen Sie auswählen, mit welcher Kamera Ihres Mobilgerätes ausgelesen werden soll.
  10. Erfassen Sie mit der Kamera den QR-Code des Besuchers. Ihr Mobilgerät piepst und kehrt selbständig zur Sitzungsübersicht zurück. Wenn Sie hier "Kontinuierlich auslesen" anwählen, können Sie viele QR-Codes nacheinander ohne weitere Interaktion auslesen.
  11. Sie sehen in der Übersicht nur die Vornamen der Besucher. Mit der Schaltfläche dahinter können Sie einen Besucher händisch aus der Session entfernen.
  12. Schließen Sie die Session mit einem Klick auf den roten Button.
  13. Bestätigen Sie das Abschließen der Sitzung. Nun werden die Daten zum Server übertragen und können nachträglich nicht mehr geändert werden. Achtung: Zu diesem Zeitpunkt muss zwingend eine Internetverbindung bestehen.

Sitzung zur Kontaktverfolgung im stationärem Modus

Stations-Modus

 

  1. Starten Sie die Web App https://kontaktverfolgung.uni-kl.de mit einem Browser oder vom Home-Bildschirm aus als App „Intake“.
  2. Scrollen Sie nach unten zur Symbolleiste und drücken Sie den Button „Stations-Modus“.
  3. Geben Sie das Sitzungsleiter-Passwort ein und bestätigen Sie mit „Anmelden“.
  4. Button „Session starten“ betätigen
  5. Prüfen Sie den Raum-QR Code. Die Raumbezeichnung und die Kapazität der Teilnehmenden Personen sollten bereits eingetragen sein. Sollte der Raum-QR Code nicht stimmen, betätigen Sie bitte den Button Raum QR Code auslesen“. Der Raum QR Code wird ausgehangen und enthält Daten zur Raumbezeichnung sowie der Kapazität. Sobald der Raum QR Code ausgelesen ist erscheint dieser mit Raumbezeichnung und der Kapazität. Sie bekommen auch eine Meldung „Session gestartet“.
  6. Checken Sie Besucher ein, in dem Sie den Button „Besucher QR Code auslesen“ betätigen. Nun sollte Ihre Kamera die QR Codes auslesen. Da Sie sich im „Stations-Modus“ befinden, müssen Sie als Veranstalter Ihren QR-Code selbst einchecken. Bei jedem Ein- oder Auschecken sollte ein Hinweiston (Ausnahme Safari-Browser) erklingen. Da Sie sich im „Stations-Modus“ befinden, bleibt die Kamera aktiviert nach dem Einscannen eines Teilnehmers. Sobald Sie fertig sind mit dem Einscannen der Teilnehmer, drücken Sie den Button „Zurück“. Hierbei müssen Sie aus Sicherheitsgründen erneut das Veranstalter-Passwort eingeben.
  7. Führen Sie Ihre Veranstaltung durch. Sollte ein Besucher während der Veranstaltung den Raum verlassen, muss sich dieser per QR Code selbst auschecken.
  8. Nach Abschluss der Veranstaltung drücken Sie bitten den Button „Session schliessen“. Hierbei werden Sie aus Sicherheitsgründen nochmal gefragt, ob Sie die Session wirklich schließen oder schließen und abmelden möchten. Bleiben Sie angemeldet, wenn Sie anschließend eine weitere Veranstaltung verfolgen wollen.
  9. Zum Schluss loggen Sie sich aus der Intake Software aus. Drücken Sie hierbei das X im Kreis-Symbol

Downloads und Videoanleitungen

Downloads

Über Intake (2 MB)

Idee hinter der Kontaktverfolgungssoftware Intake, ihre wichtigsten Eigenschaften und eine bebilderte Demo Download

Poster Kontakterfassung TUK (PDF) (196 KB)

Poster für den Ausdruck und Aushang für Veranstaltungen an der TUK mit Hinweisen auf die Kontaktverfolgung und einer Kurzanleitung. Download

Poster Kontakterfassung TUK (Powerpoint Präsentation) (2 MB)

Poster für den Ausdruck und Aushang für Veranstaltungen an der TUK mit Hinweisen auf die Kontaktverfolgung und einer Kurzanleitung. Download

Anleitung stationäre Geräte zur Kontaktverfolgung (648 KB)

Kurzanleitung zur Bedienung der stationären Geräte in den Veranstaltungsräumen. Download

Ausführliche Vorführung der Verwendung der Web-App Intake zur Kontaktverfolgung

Videotutorials für Lehrende und Veranstalter

(Anmeldung über Shibboleth notwendig.)

FAQ Kontaktverfolgung für Lehrende und Veranstalter

Erstellen Sie hierzu eine Excel Datei mit den Spalten Name, Adresse und Telefonnummer, Raumname und Kapazität. Befüllen Sie diese Tabelle mit Inhalt und laden Sie sie hoch.

Das Feature zur Erstellung von mehreren QR Codes ist für Konferenzen gedacht, wo wir Besucher den maximalen Service bieten und mit Badges einen QR Code für diese erstellen. Die Erstellung von QR-Codes von Fachbereichen für Studenten ist hiermit nicht erlaubt.

Der Raum-QR-Code befindet sich auf einem Poster, welches im Raum aushängen sollte. Der QR-Code ist darauf oben rechts plaziert. Sobald der Raum QR Code ausgelesen ist, erscheint dieser mit der Raumbezeichnung und der Kapazität auf dem Display.

Nein, die Daten werden verschlüsselt lokal gespeichert. Bei erneuter Internetverbindung können die Sessions geschlossen und hochgeladen werden.

Es werden keine personenbezogenen Daten auf den stationären Geräten eingetragen. Dies ist anders im Session-Leiter-Modus, dort wird ein QR Code bei den persönlichen Daten generiert. Bitte geben Sie bei den stationären Geräten keine persönliche Daten ein um einen QR Code zu erstellen.

Bitte senden Sie eine E-Mail an hotline(at)rhrk.uni-kl.de , um das Passwort für die Demoinstanz zu bekommen.

Die Demoinstanz bietet ihnen die Möglichkeit, die Sofware Intake auszuprobieren. Ansonsten gilt für echte Zusammenkünfte von Personen die Produktivinstanz. Nur Daten aus der Produktivinstanz werden im Ernstfall an das Gesundheitsamt übermittelt.

Nein Sie dürfen das Passwort nicht an Hilfswissenschaftler weitergeben. Um Missbrauch vorzubeugen, bitten wir die Dozenten, persönlich die jeweilige Session zu starten. Der Scanvorgang selbst kann dann auch von Hilfswissenschaftler durchgeführt oder durch die Studierenden selbstverantwortlich erfolgen.

Die stationären Geräte (Android Smartphones) sind im Kiosk Modus vorkonfiguriert.

Damit können Sie nur die Software Intake auf den stationären Geräten Nutzen (Fixierung). Wenn Sie die Fixierung aufheben (durch gleichzeitiges Drücken der Zurück-Taste und der Letzten-Anwendungstaste) gelangen Sie in den PIN Modus. Aus diesem kommen Sie nicht mehr raus. Bitte Kontaktieren hierzu das RHRK.

Aufgrund von Datenschutzeinstellungen ist die Speicherung von Passwörter auf den stationären Geräten nicht erlaubt. Sollte Ihnen Auffallen das ein Passwort gespeichert abgelegt ist, kontaktieren Sie bitte das RHRK.

 

Aufgrund von festgelegten Passwort-Richtlinien ist dieses so gestaltet, dass weder Rückschluss auf die Veranstaltung noch auf Namen geschlossen werden kann.

Bitte schalten Sie die stationären Geräte nicht aus. Sonst kommen Sie zur PIN Eingabemodus, welches nur durch einen RHRK Mitarbeiter eingegeben werden darf.

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