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Was sind Gruppen und wann sollte man sie verwenden?

Mittels Gruppen können Sie Ordner, Dateien oder Bibliotheken gleichzeitig mit mehreren Nutzern teilen. Statt die Daten für jede Person einzeln freizugeben, gibt man sie für die ganze Gruppe frei. Die Verwendung von Gruppen erleichtert auch die Übersicht über Ihre Freigaben. Die Verwendung von Gruppen ist sinnvoll, sobald Sie mit mehr als 2 Personen zusammenarbeiten oder mehr als einmal Dateien/Ordner mit denselben Personen teilen.

Das Arbeiten mit einer Gruppe umfasst die folgenden Schritte:

  1. Gruppe anlegen
  2. Bibliotheken (bzw. Ordner oder Dateien) für die Gruppe mit den gewünschten Rechten freigeben
  3. Gruppenmitglieder anlegen

Sie können weitere Nutzer auch nachträglich zu einer Gruppe hinzufügen und natürlich auch entfernen. Der Inhalt geteilter Bibliotheken kann für Mitglieder der Gruppe synchronisiert werden.

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Eine Gruppe erstellen

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste unter „Dateien“ auf „Für meine Gruppen“ und dann auf "# Alle Gruppen„.

Klicken Sie einen Gruppennamen an, können Sie weitere Aktionen für Ihre Gruppen auswählen.

  • vorhandene Bibliotheken freigeben oder neue Bibliotheken für Ihre Gruppe anlegen
  • Gruppenmitglieder verwalten
  • das Diskussionsforum öffnen


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Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Gruppen und können mit einem Klick auf den Button „+ Neue Gruppe“ eine neue Gruppe erstellen.

Geben Sie ihrer neuen Gruppe einen Namen und speichern Sie. Nach dem Speichern, erscheint die Gruppe in der Gruppenübersicht (unter "# Alle Gruppen").

Klicken Sie unter "Für meine Gruppen" auf einen Gruppennamen, können Sie weitere Aktionen auswählen:

  • Bibliotheken freigeben und neue anlegen
  • Gruppenmitglieder verwalten
  • Diskussionsbereich öffnen
  • Einstellungen
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Bibliotheken

Klicken Sie auf "+ Neue Bibliothek" können Sie neue Bibliotheken erstellen, die automatisch für jedes Mitglied der Gruppe freigegeben sind.

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Rechte für freigegebene Bibliotheken

Bibliotheken, die mit dem Recht „Lesen und Schreiben“ freigegeben sind, können von allen heruntergeladen werden. Änderungen werden wieder hochgeladen und mit den anderen Gruppenmitgliedern synchronisiert.
Vergeben Sie "nur Lese" Rechte, können die Bibliotheken von allen heruntergeladen werden. Änderungen anderer Gruppenmitglieder werden nicht hochgeladen und synchronisiert. 

Einstellungen

Unter "Einstellungen" finden Sie folgende Aktionen (wenn Sie Administrator der Gruppe sind):

 

  • Eine Gruppe umbenennen
  • Die/den Eigentümer/in der Gruppe übertragen
  • Das Wiki für die Gruppe aktivieren
  • Mitglieder importieren
  • Mitglieder verwalten (Mitglieder hinzufügen, entfernen und Rollen ändern)
  • Die Gruppe löschen

Sind Sie kein Administrator der Gruppe können Sie lediglich die Gruppe verlassen. 

 

 

Hinweise: Mitglieder importieren/verwalten

Einzelne Mitglieder zur Gruppe hinzufügen: Mitglieder verwalten, damit fügen Sie einzelne Mitglieder über den Benutzernamen Ihrer Gruppe hinzu.

Wenn Sie eine größere Anzahl Mitglieder zu Ihrer Gruppe hinzufügen müssen, können Sie dies über die Schaltfläche Mitglieder importieren unter Verwendung einer .csv-Datei erledigen. Eine .csv-Datei können Sie z.B. aus einer Excel-Tabelle mittels Speichern unter -> Dateityp: CSV (Trennzeichen-getrennt) erstellen. Dabei darf in der Tabelle einfach nur eine Adresse der Form benutzername@ihre-einrichtung.de pro Zeile enthalten sein (keine weiteren Daten).

Achtung: Jeder Student/Mitarbeiter einer Hochschule/Universität hat einen Account und kann in eine Gruppe hinzugefügt werden. Diese Person muss sich jedoch mindestens einmal eingeloggt haben, um den Account zu aktivieren. Falls Sie eine Person hinzufügen möchten die von außerhalb kommt (z.B Gäste oder Kollaborateure) muss diese Person erst einen Account beantragen.

Mitglieder aus der Gruppe entfernen: Wenn Sie mit der Maus über einen Benutzernamen fahren, wird Ihnen in der Spalte rechts ein Stift-Button (zum Ändern der Gruppenrolle) und ein X-Button zum Löschen des Mitglieds angezeigt.  Ist das Mitglied aus der Gruppe entfernt, hat er keinen Zugriff mehr auf gemeinsame BibliothekenOrdner und Dateien sowie Diskussionen.

Mitglieder

Der Bereich Mitglieder zeigt alle aktuellen Mitglieder der Gruppe an und ist für alle Mitglieder sichtbar. 

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Diskussionen

Dieser Bereich bietet ein kleines Diskussionsforum für Gruppenmitglieder. Neu erstellte Beiträge werden den Gruppenmitgliedern automatisch in den Mitteilungen (das Glockensymbol ganz oben rechts) angezeigt.

Reaktionen direkt zu einem Thema sollten der Übersichtlichkeit wegen als Antwort erstellt werden. Sie werden dann direkt darunter angezeigt - die neuesten Antworten zum Schluss.

Themen werden in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgelistet (ältere Themen sind weiter unten).

Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich der Diskussionsbereich.
Die Ansicht Diskussionen mit zwei Themen, auf die bereits Antworten erstellt wurden. Ein weiteres Thema wird (ganz oben im Bild) gerade erstellt.
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